Chat with us, powered by LiveChat

Teams – A távmunka hatékony eszköze és bevezetése

A Microsoft Teams a távoli munkavégzés leghatékonyabb eszköze. Segítségével nem csak chatelhetünk kollégáinkkal, de teljesértékű megbeszéléseket tarthatunk, és közösen dolgozhatunk a felületen megosztott dokumentumokon. Így a munka nem csak távolról végezhető, de hatékonyan és gördülékenyen is.

Kattintson ide, ha Ön is szeretné használni a Teams szolgáltatást!

 

Miben segít ez az alkalmazás?

A Teams az Office 365 (rövidebb nevén O365) irodai alkalmazás csomag egyik eleme. Egy alkalmazás, ami leváltja a Skype-ot, csökkenti az e-mailek számát és hatékony munkavégzést tesz lehetővé más irodahelyiségekből, út közben, vagy otthonról. Az alkalmazás háromféleképpen indítható el:

  • Asztali alkalmazás – Ez az asztali kliens, egy letölthető alkalmazás, ami utána automatikusan indítható a számítógéppel együtt.
  • Webes alkalmazás – Egyszerűen webböngészőből elérhető weboldal, ami az asztali alkalmazás egy böngészőablakban megjelenő teljesértékű verziója
  • Mobil alkalmazás – Androidon/IOS-re is letölthető alkalmazás, amivel szintén működik mind a beszélgetés, mind a konferenciahívás, és egyéb telepített Office alkalmazások segítségével a közös munka isMicrosoft Teams ablak

A Teams segítségével egy felületen belül vehetünk részt értekezleten, miközben a résztvevők által prezentált dokumentumot szerkeszthetjük, így lehetővé téve az azonnali közös munkavégzést. Nincs szükség egy megírandó dokumentum cégen belüli küldésére sem, mert a Teams egy helyen tárolja a dokumentumot, és mindenki ott szerkesztheti. Feladata végeztével pedig egy beszélgetésben megemlítheti kollégájának, hogy tekintsen rá ő is, de akár be is állíthtja, hogy automatikusan figyelmeztesse a program.

 

A Teams bevezetése

2020. márciusától ingyenesen elérhető az új, 6 hónapos Office 365 E1 Trial nevű próbaverzió, amely a Microsoft Teamst is tartalmazza. A Microsoft a speciális E1 Trial licencet a távoli munkavégzés iránti megnövekedett igényre válaszul teszi elérhetővé, ami a koronavírus-járvány kitörése következtében alakult ki. Ha a licensz készen áll, csak aktiválnia kell felhasználóin akik máris elkezdhetik használni mindegyik verzióját (ennek lépései az IT biztonsági beállításoktól függenek).

 

Hogyan tudja a legkönnyebben beszerezni a Teams-et?

Vegye fel velünk a kapcsolatot, és mi segítünk a leggyorsabban használhatóvá varázsolni a terméket. Ahogy feljebb is írtuk, a Teams szolgáltatás 6 havi díja térítésmentes!

Az ingyenes licenszre azok a cégek jogosultak, akik korábban még nem rendelkeztek más O365 E1 próba csomaggal.

 

 

A következő sorokban megosztanánk Önnel egy kínában Microsoft Teams-szel dolgozó partnerünk tapasztalatait a távoli munkavégzésről.

Lily Zheng vagyok, a Microsoft munkatársa, Sanghajban élek és dolgozom. Mivel a koronavírus-járvány kitörése továbbra is több millió embert érint itt Kínában, a távoli munkavégzésnek jelentősen megnőtt a szerepe az elmúlt időszakban. Úgy kell elképzelni, mintha most minden iskola, kórház és cég elosztott szervezetként működne – még ha csak átmenetileg is. A mostanihoz hasonló járványoktól kezdve a váratlan időjárási vészhelyzetekig számos oka lehet annak, hogy hirtelen távoli munkavégzésre van szükség. Három tanulságot szeretnék megosztani Önökkel az utóbbi pár hétből, valamint három olyan dolgot, amit azoktól az ügyfeleinktől hallottunk, akik sikeresen alkalmazkodtak a távmunkához az elmúlt időszakban.

 

Az emberek többségéhez hasonlóan én is januárban hallottam először a vírusról, leginkább a közösségi médiából. A kínai újév előtt azonban nem is gondoltam, hogy különösebben foglalkozni kellene vele. A Tavaszünnephez kapcsolódó megnövekedett utazási kedv miatt azonban az érintett emberek száma rohamosan nőni kezdett. Január 23-án a kormány lezárta Hubei tartományt, hogy megfékezze a vírus terjedését. Másnap, az újévet megelőző este a családommal azt terveztük, hogy moziba megyünk. Amikor a sajtóból megtudtuk, hogy a város összes moziját bezárták, hirtelen tudatosult bennünk, hogy tényleg komoly a baj. Két nappal később a kormány bejelentette, hogy a Tavaszünnep eseményei elmaradnak – korábban erre még soha nem került sor –, én pedig lemondtam a várva várt családi vakációnkat. A gyerekek nagyon csalódottak voltak, de az egészségünk és a biztonságunk volt a legfontosabb.

Mit is válaszolhatnék arra a kérdésre, hogy milyen most dolgozni Kínában? Nos, a távmunka miatt az ingázással töltött idő megszűnt, és azon sem kell túl sokat gondolkodnunk, hogy mit vegyünk fel a munkahelyre. És mivel sok étterem bezárt, a főzőtudományunkat is fel kell frissítenünk. Mivel azonban a gyerekek nem járnak iskolába – és bébiszittert sem hívhatunk, hiszen ők sem hagyhatják el az otthonukat –, nehéz folyamatosan hatékonyan dolgoznunk.

Using teams
Kép: Zheng és microsoftos kollégái szorosan együttműködnek egymással Kínában a távoli munkavégzés közben is.

Tanácsok a hatékony távmunkához

Bár csapatunk hozzászokott már a távoli munkavégzéshez, az utóbbi pár hétben még jobban megmutatkozott, hogy mi szükséges a sikeres és fenntartható távmunkához. Íme a három legfontosabb tanácsom.

 

Maradjunk egészségesek!

A távmunkára való átállásra azért volt szükség, mert így megóvhatjuk fizikai egészségünket azáltal, hogy minimálisra csökkentjük a vírussal való érintkezés esélyét. Ezzel mindenki tisztában van. Kevésbé ismert azonban, hogy az otthon végzett munka is sajátos stresszel járhat. Ha meg akarjuk őrizni lelki egyensúlyunkat az otthonról végzett munka során, fontos, hogy szakítsunk időt a testmozgásra, megfelelően táplálkozzunk, és tartalmasan, a képernyőtől távol töltsük pihenőidőnket.

 

Próbáljunk meg minden feladatot elvégezni!

 

Távmunka esetén nagy a kísértés, hogy elhalasszunk néhány feladatot. A távolról is hatékonyan dolgozó csapatok azonban megtalálják a módját annak, hogy online elvégezzék szinte minden feladatukat. Ha négyszemközti beszélgetést ütemeztünk be, kerítsünk rá sort. Ha nagyobb értekezleteket terveztünk, tartsuk meg őket. Ha egy közelgő prezentációhoz szeretnénk kikérni mások véleményét, indítsunk videókonferenciát.

 

Támogassuk csapattársainkat!

 

Arra is rájöttem az elmúlt időszakban, hogy másokat támogatva mi magunk is pozitívak és energikusak maradunk. Az online eszközöket nem csupán munkára használjuk: fényképeket osztunk meg egymással családunkról és házi kedvenceinkről, és naponta többször is érdeklődünk társaink felől. Ha felvidítjuk egymást, az nemcsak a munkamorálnak tesz jót, hanem összetartja csapatunkat még így is, hogy egymástól távol dolgozunk.

 

Mit tanultam az ügyfeleinktől?

 

Kínai ügyfeleink néhány hét leforgása alatt teljesen megváltoztatták munkavégzésük módját. Íme három dolog, amelyet ügyfeleinktől tanultam a távmunkára való sikeres áttéréshez.

 

Azonnal nyissuk meg a kommunikációs csatornákat!

 

Távolról dolgozó munkatársak esetén még fontosabb, hogy mindenki naprakész legyen a vállalat dolgaival kapcsolatban. Egyik ügyfelünk, egy nagy ázsiai biztosítóvállalat videóüzenetekben kezdte tájékoztatni dolgozóit annak érdekében, hogy mindenki hozzáférhessen a legfrissebb információkhoz. Most, hogy mindenki próbál egyensúlyozni az otthoni munka, a gyereknevelés és az egyéb kihívások között, a rögzített videók lehetőséget adnak arra is, hogy az emberek bepótolhassák az elmulasztott értekezleteket vagy eligazításokat.

 

Ne álljunk le!

 

Bár csábító lehet a gondolat, hogy jegeljük terveinket mindaddig, amíg helyre nem állnak a körülmények, az itteni vállalatok megtalálják a módját az előrehaladásnak. A kormányzat támogatásával számos iskola tudja tartani a tanrendet teljesen online eszközök és módszerek segítségével. Diákjaik számára egyértelmű órarendeket dolgoznak ki, különböző hangulatos eseményeket, például főzőversenyeket szerveznek, és pontosan tájékoztatják őket a feladatokról és az egyéb tudnivalókról, így átláthatóbb helyzetet teremtenek számukra.

 

A legnagyobb értekezletek is megtarthatók online.

 

Legtöbben csak néhány munkatársunkkal folytatunk gyors hívásokat vagy videóchateket, de a nagyobb hivatalos értekezletek is sikeresen megtarthatók online formában. Mivel nagyon sokan kényszerülnek távmunkára, az itteni kórházak is távolról kommunikálnak munkatársaikkal. Egy talieni kórházban például a Teams segítségével tartanak nagy munkaértekezleteket. Az online értekezletek sikerének kulcsa abban rejlik, hogy egyértelműen tűzzük ki a napirendi pontokat; az értekezlet elején oldjuk meg a hanggal kapcsolatos problémákat, és az elhangzottakról készítsünk egyértelmű feljegyzéseket, amit később szétküldhetünk a résztvevőknek. Ha a szervezet előírásai engedélyezik, a megbeszélésekről felvételt is készíthetünk azok számára, akik nem tudtak rajta részt venni.

A világon sokakkal egyetemben én sem így képzeltem ennek az évnek a kezdetét. Rengeteget tanultunk azonban a kialakult helyzetből. A Teams pedig hihetetlenül fontos segítség számunkra a kihívások leküzdéséhez. Sokan nem is tudják, de a Teams már ingyenesen is elérhető. Ezen az oldalon többet is megtudhat erről. Függetlenül azonban a választott eszközöktől remélem, hogy hasznos tippekkel tudtam szolgálni, és a legjobbakat kívánom Önnek és családjának!

 

Lily Zheng

Igazgató, Microsoft China